Krankheit, Urlaub und Feiertag: welche Stunden aufs Zeitkonto?

Warum die Frage im Kleinbetrieb überhaupt auftaucht

In einem Betrieb ohne Stundenkonto stellt sich das Problem nicht: Wer krank ist, bekommt sein Gehalt, und damit ist der Fall erledigt. Sobald aber Plus- und Minusstunden geführt werden – und das tut fast jeder Betrieb, sobald er die Arbeitszeit erfasst –, braucht jeder Tag im Kalender einen Wert. Ein Krankheitstag mit null Stunden würde das Konto ins Minus ziehen und die beschäftigte Person doppelt belasten: erst die Erkrankung, dann die Stunden. Das ist rechtlich nicht haltbar.

Der Grund liegt in der Natur des Kontos. Eine Zeitgutschrift ist nichts anderes als eine Form der Vergütung, die nicht sofort ausgezahlt, sondern gutgeschrieben wird. Wo ein Entgeltanspruch besteht, muss folglich auch eine Zeitgutschrift erfolgen. Die eigentliche Frage ist deshalb nie, ob gutgeschrieben wird, sondern immer nur, wie viel.

Das Lohnausfallprinzip in einem Satz

§ 4 Abs. 1 EFZG formuliert es für den Krankheitsfall: Fortzuzahlen ist das Arbeitsentgelt, das der beschäftigten Person „bei der für sie maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit“ zusteht. § 2 Abs. 1 EFZG sagt dasselbe für den Feiertag – zu zahlen ist das Entgelt, das ohne den Arbeitsausfall angefallen wäre. Übersetzt in Stunden heißt das: Maßgeblich ist die konkret ausgefallene Zeit, nicht ein Mittelwert und nicht eine Vertragspauschale.

Die letzte Zeile ist die, die im Alltag für die meisten Diskussionen sorgt – und sie gilt für Krankheit wie für Feiertage gleichermaßen.

Der Feiertag: die Regel, die sich ungerecht anfühlt

Ein gesetzlicher Feiertag erzeugt keinen Anspruch aus sich heraus. Er kompensiert nur die Arbeitszeit, die infolge des Feiertags ausfällt. Wer an einem Donnerstag ohnehin nicht eingeteilt war, verliert nichts – und bekommt entsprechend nichts gutgeschrieben. Wer an diesem Donnerstag neun Stunden gearbeitet hätte, bekommt neun Stunden.

Für Teilzeitkräfte mit festen Tagen führt das zu einem Effekt, der regelmäßig als Benachteiligung empfunden wird: Wer montags und dienstags arbeitet, profitiert von jedem Feiertagsmontag; wer donnerstags und freitags arbeitet, in manchen Jahren von keinem einzigen. Rechtlich ist das korrekt, weil beide nur das erhalten, was ihnen tatsächlich entgangen ist. Betrieblich lässt sich der Effekt glätten, indem Feiertagsstunden über das Jahr anteilig auf alle Teilzeitkräfte verteilt werden – das ist eine freiwillige Besserstellung und muss dann für alle gleich gelten.

Der Urlaubstag: Tage verbrauchen, Stunden gutschreiben

Urlaub wird in Arbeitstagen gewährt, nicht in Stunden. Ein Urlaubstag verbraucht deshalb genau einen Tag des Jahresanspruchs – unabhängig davon, ob an diesem Tag vier oder zehn Stunden angefallen wären. Auf dem Stundenkonto wird demgegenüber die für diesen Tag geplante Zeit gutgeschrieben.

Daraus folgt ein Grundsatz, gegen den überraschend häufig verstoßen wird: Ein Urlaubstag darf das Konto weder ins Plus noch ins Minus bewegen. Wer an einem Zehn-Stunden-Tag Urlaub nimmt, verbraucht einen Urlaubstag und bekommt zehn Stunden gutgeschrieben; wer sich seinen Urlaub auf die kurzen Tage legt, spart keine Stunden, sondern nur Anspruch. Die verbreitete Praxis, Urlaubstage mit einer Pauschale zu bewerten, erzeugt genau die Verzerrung, die sie vermeiden soll – und lädt dazu ein, Urlaub nach Stundenwert statt nach Erholungsbedarf zu planen.

Fünf Rechenfehler, die im Kleinbetrieb regelmäßig auftreten

• Die Fünftel-Pauschale bei ungleicher Teilzeit. 20 Wochenstunden auf drei Tage verteilt – 8, 8 und 4 – ergeben je nach Ausfalltag 8 oder 4 Stunden, nie 4 Stunden pauschal. Die Pauschale benachteiligt an langen Tagen und begünstigt an kurzen.
• Überstunden im Durchschnitt mitgerechnet. § 4 Abs. 1a EFZG nimmt das zusätzlich für Überstunden gezahlte Entgelt ausdrücklich aus. Wer einen Durchschnitt bildet, muss regelmäßige Mehrarbeit herausrechnen, sonst entsteht mit jedem Krankheitstag ein kleines Plus.
• Nachträgliche Planänderung. Wird die Schicht gestrichen, nachdem die Krankmeldung eingegangen ist, bleibt die ursprünglich geplante Zeit maßgeblich. Der Plan zum Zeitpunkt der Erkrankung zählt – ein weiterer Grund, Planstände datiert und unveränderbar zu archivieren.
• Kind krank wie eigene Krankheit behandelt. Bei Freistellung zur Betreuung eines erkrankten Kindes besteht in der Regel kein Entgeltanspruch gegen den Betrieb; die Krankenkasse zahlt Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V. Eine Zeitgutschrift erfolgt nur, wenn § 616 BGB vertraglich nicht ausgeschlossen ist – was in vielen Arbeitsverträgen der Fall ist.
• Pausen doppelt abgezogen. Gutgeschrieben wird die vergütungspflichtige Arbeitszeit, also die Schicht abzüglich der gesetzlichen Ruhepause. Wer die Bruttoschichtzeit einträgt, erzeugt bei jedem Ausfalltag 30 oder 45 Minuten zu viel.

Was passiert, wenn kein Plan existiert

Der schwierigste Fall ist der Betrieb ohne feste Zeiten: Beschäftigte kommen nach Bedarf, jede Woche sieht anders aus, ein Dienstplan wird nicht geführt. Hier lässt sich nicht ermitteln, was „ausgefallen“ wäre – also muss ein Referenzzeitraum an die Stelle treten.

Zwei Anhaltspunkte helfen bei der Festlegung. Für Arbeit auf Abruf schreibt § 12 Abs. 4 TzBfG die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten drei Monate vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit vor; Absatz 5 überträgt das auf Feiertage. Für das Urlaubsentgelt zieht § 11 BUrlG den Verdienst der letzten dreizehn Wochen heran. Beide Zeiträume sind vertretbar; entscheidend ist, dass der gewählte Zeitraum schriftlich festgelegt ist und für alle gleich gilt – und dass Ausfallzeiten selbst nicht in die Berechnung einfließen, weil sie den Durchschnitt sonst schrittweise nach unten ziehen.

Die Grenzen des Kontos: Mindestlohn und Ausgleichsfrist

Wer ein Arbeitszeitkonto führt und Mindestlohn zahlt, muss zusätzlich § 2 Abs. 2 MiLoG beachten: Höchstens 50 Prozent der vereinbarten Arbeitszeit dürfen auf dem Konto stehen, und der Ausgleich hat innerhalb von zwölf Kalendermonaten zu erfolgen – durch bezahlte Freizeit oder Zahlung. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 € brutto je Zeitstunde. Für Betriebe in Branchen nahe der Untergrenze ist das die praktisch wichtigere Regel, weil sie den Umgang mit Guthaben terminiert. Was danach mit den Stunden geschieht, behandelt der Beitrag Überstunden auszahlen, abfeiern oder verfallen lassen.

Unabhängig davon bleibt die Aufzeichnungspflicht bestehen: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren, und die allgemeine Erfassungspflicht folgt aus dem Arbeitsschutzrecht in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts. Die Einordnung dazu steht auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht; welche Fristen für die Aufbewahrung gelten, rechnet der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen durch.

Was eine Zeiterfassung dabei abnimmt – und was nicht

Die Rechenregel ist einfach; fehleranfällig ist ihre Anwendung an dreihundert Kalendertagen. Genau das ist der Punkt, an dem eine Software den Unterschied macht: Sie kennt den Plan des betreffenden Tages, zieht die hinterlegte Pause ab, bucht die Gutschrift mit dem richtigen Abwesenheitsgrund und hält den Saldo laufend sichtbar – für die planende wie für die betroffene Person.

Bei Aplano laufen Dienstplan, Abwesenheiten und Zeiterfassung in einer Oberfläche zusammen: Krankheit, Urlaub und Feiertag werden als Abwesenheit erfasst, die Gutschrift richtet sich nach der geplanten Schicht, Pausenregeln fließen in die Berechnung ein, und Mehr- wie Minderstunden laufen in ein Stundenkonto, das sich für beliebige Zeiträume exportieren lässt. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; die Verträge sind monatlich kündbar. Was ein System monatlich kostet, rechnet die Kostenseite für 5, 10 und 20 Beschäftigte durch, Alternativen zeigt der Systemvergleich. Die betriebliche Grundentscheidung nimmt die Software nicht ab: Welcher Referenzzeitraum bei schwankenden Zeiten gilt, muss der Betrieb festlegen – die Software rechnet nur, was sie vorgegeben bekommt.