Überstunden auszahlen, abfeiern oder verfallen lassen?

Erste Frage: Sind es überhaupt Überstunden?

Überstunden sind Arbeitsstunden über die individuell vereinbarte Arbeitszeit hinaus – nicht über die gesetzliche Höchstarbeitszeit. Wer 30 Stunden vereinbart hat und 34 arbeitet, leistet vier Überstunden, auch wenn das Arbeitszeitgesetz nirgends berührt ist. Umgekehrt sind Stunden, die jemand aus eigenem Antrieb dranhängt, ohne dass der Betrieb sie braucht oder billigt, keine vergütungspflichtige Mehrarbeit.

Der Anspruch entsteht in zwei Schritten. Zuerst braucht es eine Veranlassung durch den Arbeitgeber: Anordnung, nachträgliche Billigung, Duldung in Kenntnis der Stunden oder die schlichte Notwendigkeit, die übertragene Aufgabe in der Zeit nicht schaffen zu können. Danach greift § 612 Abs. 1 BGB: Fehlt eine Vergütungsabrede, gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten ist. Bei gewerblichen und kaufmännischen Beschäftigten im üblichen Entgeltbereich ist das der Regelfall.

Auszahlen oder abfeiern – wer entscheidet das?

Die Reihenfolge ist eindeutig, wird im Alltag aber häufig umgedreht. Maßgeblich ist zuerst, was Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung regeln. Viele Verträge sehen ausdrücklich vor, dass Mehrarbeit vorrangig durch Freizeit auszugleichen ist – dann gilt das, und der Betrieb kann den Ausgleich verlangen. Fehlt eine solche Regelung, bleibt es beim Geldanspruch aus § 612 BGB; einseitig in Freizeit umwandeln kann der Betrieb ihn nicht, und die beschäftigte Person kann umgekehrt keinen freien Tag erzwingen.

Praktisch läuft es in kleinen Betrieben fast immer auf ein Arbeitszeitkonto hinaus – die Lösung ist auch die vernünftigste, weil sie Auftragsspitzen und ruhige Wochen gegeneinander verrechnet. Nur muss das Konto dann auch gesteuert werden. Ein Guthaben, das über Jahre wächst, ist kein Puffer mehr, sondern eine Verbindlichkeit, die spätestens bei der Kündigung fällig wird: Nicht abgebaute Stunden sind dann auszuzahlen, weil Freizeitausgleich nicht mehr möglich ist.

„Mit dem Gehalt abgegolten“ – die Klausel, die meistens nicht trägt

In vielen Arbeitsverträgen steht ein Satz wie „erforderliche Überstunden sind mit dem Monatsgehalt abgegolten“. Das Bundesarbeitsgericht hat eine solche Klausel für unwirksam erklärt: Sie verstößt gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB, wenn sich aus dem Vertrag nicht hinreichend deutlich ergibt, wie viele Überstunden ohne zusätzliche Vergütung zu leisten sind (BAG, Urteil vom 1. September 2010 – 5 AZR 517/09). Wer nicht erkennen kann, worauf er sich einlässt, ist unangemessen benachteiligt.

Für kleine Betriebe heißt das: Eine pauschale Abgeltungsklausel schafft keine Sicherheit, sondern eine trügerische. Tragfähig sind nur Regelungen, die den Umfang beziffern – etwa „mit dem Gehalt sind bis zu 10 Überstunden im Monat abgegolten; darüber hinausgehende Stunden werden vergütet oder in Freizeit ausgeglichen“. Ob eine konkrete Klausel im Einzelfall hält, ist eine Frage für die arbeitsrechtliche Beratung; klar ist nur, dass die unbezifferte Variante regelmäßig ins Leere geht.

Wann Überstunden verfallen

Verfallen können Ansprüche auf drei Wegen – und alle drei laufen unabhängig davon, ob der Betrieb an die Stunden denkt.

Die dritte Zeile trifft kleine Betriebe am häufigsten, weil sie oft in Branchen nahe am Mindestlohn arbeiten. Sie bedeutet: Plusstunden dürfen nicht unbegrenzt geparkt werden. Wer sie länger als zwölf Kalendermonate stehen lässt, verletzt das Mindestlohngesetz – unabhängig davon, wie einvernehmlich das Parken war. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 € brutto je Zeitstunde.

Der Punkt, an dem die Erfassung entscheidet: die Beweislast

Kommt es zum Streit, muss die beschäftigte Person darlegen und beweisen, an welchen Tagen sie von wann bis wann über die Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet hat – und dass der Betrieb diese Stunden veranlasst hat. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 ausdrücklich entschieden, dass die unionsrechtliche Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems an dieser Verteilung nichts ändert (BAG, Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21). Die Darlegungslast ist allerdings abgestuft: Trägt die Person die Stunden substantiiert vor, muss der Betrieb konkret erwidern, wann er sie eingesetzt hat oder eben nicht.

Für den Kleinbetrieb ist das eine gute Nachricht mit einer Bedingung. Wer laufend erfasst, hat den konkreten Gegenvortrag automatisch zur Hand. Wer nichts hat, steht einer substantiierten Aufstellung aus einem privaten Kalender gegenüber und kann sie kaum entkräften – und die Aufzeichnungspflichten gelten ohnehin: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren, und die allgemeine Erfassungspflicht folgt aus dem Arbeitsschutzrecht in der Auslegung des BAG. Die Einordnung dazu steht auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht, die praktische Dokumentation von Mehrarbeit im Beitrag zu Pausen und Überstunden.

Was steuerlich passiert – und was nicht

Ausgezahlte Überstunden sind normaler Arbeitslohn: steuer- und beitragspflichtig, mit dem laufenden Entgelt abzurechnen. Steuerfrei sind nach § 3b EStG nur Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit innerhalb der dort genannten Prozentsätze – ein Überstundenzuschlag gehört ausdrücklich nicht dazu. Wird die Stunde stattdessen abgefeiert, entsteht kein zusätzlicher steuerpflichtiger Zufluss; das ist der Grund, warum Freizeitausgleich für beide Seiten oft attraktiver ist als die Auszahlung.

Fünf Festlegungen, die den Streit vermeiden

• Anordnungsweg benennen: Wer darf Mehrarbeit veranlassen? Eine Person, schriftlich benannt. Alles andere ist Duldung – und die verpflichtet genauso.
• Ausgleichsform vertraglich klären: Vorrang für Freizeitausgleich oder Auszahlung, und in welchem Zeitraum. Ohne Regelung entscheidet das Gesetz, nicht der Betrieb.
• Kontogrenze und Stichtag setzen: Obergrenze in Stunden plus ein fester Termin im Jahr für den Ausgleich. Bei Mindestlohnbeschäftigten zwingend innerhalb von zwölf Monaten.
• Ausschlussfrist prüfen: Enthält der Vertrag eine, muss sie mindestens drei Monate betragen und den Mindestlohn ausnehmen.
• Täglich erfassen statt monatlich rekonstruieren: Die Aufzeichnung entscheidet im Zweifel den Fall – und sie schützt beide Seiten gleichermaßen.

Wie eine App die Stundenfrage entschärft

Der eigentliche Konflikt entsteht selten am Ende, sondern in der Mitte: Niemand weiß im Oktober, wie viele Stunden auf dem Konto stehen. Eine digitale Erfassung löst genau das – der Saldo ist jederzeit sichtbar, für die planende Person wie für die betroffene, und ein Guthaben fällt auf, solange es noch abbaubar ist.

Bei Aplano erfassen Beschäftigte per App, Browser oder Tablet-Terminal, Pausen fließen in die Berechnung ein, Mehr- und Minderstunden laufen in ein Stundenkonto, und Auswertungen lassen sich für beliebige Zeiträume exportieren. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Was ein System monatlich kostet, rechnet die Kostenseite für 5, 10 und 20 Beschäftigte durch; welche Alternativen es gibt, zeigt der Systemvergleich. Die Regeln zur Mehrarbeit ersetzt allerdings keine Software: Wer nicht festgelegt hat, wer Überstunden anordnen darf, dokumentiert mit einer App nur präziser, was ungeregelt geblieben ist.