Der 7-Schritte-Fahrplan
Ist-Prozess aufnehmen
Wo entstehen Zeiten heute? Wer sammelt sie, wo wird nachgerechnet und welche Rückfragen wiederholen sich?
Pflichtdaten und Zusatzdaten trennen
Beginn, Ende und Dauer sind Kern. Projekte, Orte, Zuschläge und Notizen nur ergänzen, wenn sie einen klaren betrieblichen Zweck haben.
Erfassungsweg wählen
App für mobile Arbeit, Browser für Büro, gemeinsame Station für Laden oder Werkstatt. Mischformen sind normal.
Regeln schriftlich machen
Pausen, Nachträge, Fristen, Freigaben und Vertretung in einer Seite festhalten. Verständlichkeit vor Juristendeutsch.
Mit zwei Rollen pilotieren
Eine typische Mitarbeiterrolle und eine verantwortliche Prüferrolle bilden den vollständigen Ablauf ab.
Fehler absichtlich testen
Vergessenes Ausstempeln, falscher Ort, nachträgliche Korrektur und Krankheit zeigen, wie robust der Prozess wirklich ist.
Erste Woche abschließen
Offene Buchungen klären, Stundenkonto prüfen, Auswertung erzeugen und Feedback in die Regeln zurückführen.
Aplano-Pilot: ein realistisches Testszenario
| Tag | Aufgabe | Prüffrage |
|---|---|---|
| 1 | Standort, Rollen und zwei Mitarbeitende anlegen | Ist die Rechteverteilung verständlich? |
| 2 | Drei Schichten planen und veröffentlichen | Kommen Änderungen mobil an? |
| 3 | Per App und Station stempeln | Passt der Weg zum Arbeitsplatz? |
| 4 | Pause und vergessenen Ausstieg korrigieren | Bleibt die Änderung nachvollziehbar? |
| 5 | Urlaub und Schichttausch testen | Versteht das Team den Self-Service? |
| 7 | Stundenkonto und Auswertung prüfen | Ist der Abschluss ohne Nebenliste möglich? |
Datenschutz mit wenig Bürokratie
Erheben Sie nur Daten, die für den klar beschriebenen Zweck erforderlich sind. Bei Geofencing sollte der Zweck die Freigabe des Stempelvorgangs am Arbeitsort sein – nicht die permanente Bewegungskontrolle. Rollen und Zugriffe gehören dokumentiert; private Geräte dürfen nicht stillschweigend vorausgesetzt werden. Bei mitbestimmten Betrieben ist die Interessenvertretung früh einzubeziehen.
Definition of Done
- Jede Rolle kennt Beginn, Ende, Pause und Korrekturweg
- Vertretung für Prüfung und Monatsabschluss ist geregelt
- Mindestens ein Fehlerfall wurde erfolgreich gelöst
- Mitarbeitende können eigene Zeiten nachvollziehen
- Der alte Parallelprozess hat ein Enddatum
Rechtlicher Rahmen: Was bei der Einführung feststehen muss
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems bewegt sich in einem klaren gesetzlichen Rahmen. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18), das ein objektives, verlässliches und zugängliches System verlangt. Eine Untergrenze für die Betriebsgröße nennt der Beschluss nicht – auch Kleinbetriebe sind erfasst.
Inhaltlich setzt das Arbeitszeitgesetz die Leitplanken, die das neue System abbilden können muss:
- § 3 ArbZG: werktägliche Arbeitszeit von grundsätzlich 8 Stunden; Verlängerung auf bis zu 10 Stunden nur, wenn innerhalb des Ausgleichszeitraums im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden.
- § 4 ArbZG: Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit.
- § 5 ArbZG: ununterbrochene Ruhezeit von grundsätzlich 11 Stunden nach Ende der täglichen Arbeitszeit.
- § 16 Abs. 2 ArbZG: Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Zeit; Aufbewahrung mindestens zwei Jahre.
- § 17 MiLoG: für Minijobber sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
Wer neben der Zeiterfassung auch die Dienstplanung digitalisiert, sollte Fristen mitdenken: Bei Arbeit auf Abruf gilt nach § 12 TzBfG eine Ankündigungsfrist von mindestens vier Tagen für die Lage der Arbeitszeit. In Betrieben mit Betriebsrat unterliegen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Einführung technischer Erfassungssysteme der Mitbestimmung nach § 87 BetrVG – die Interessenvertretung gehört deshalb von Anfang an in den Fahrplan.
Ein Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vom Juni 2026 sieht vor, die Erfassungspflicht gesetzlich zu konkretisieren. Er ist geplant, aber noch kein geltendes Recht. Wer heute ein digitales System einführt, arbeitet dieser Entwicklung dennoch sinnvoll vor. Eine ausführliche Einordnung der Rechtslage bietet die Seite zur Zeiterfassungspflicht.
Häufige Fragen
Wie lange sollte eine Pilotphase dauern?
Für ein kleines Team reichen häufig ein bis zwei reale Arbeitswochen, sofern Schichten, Pausen, Korrekturen und ein Monatsabschluss testweise durchgespielt werden.
Wer sollte das Projekt verantworten?
Eine Person sollte Prozess und Entscheidung verantworten, eine zweite die spätere Prüfung vertreten. Mitarbeitende aus mindestens zwei typischen Arbeitsrollen sollten testen.
Welche Regeln müssen vor dem Start feststehen?
Erfassungsbeginn und -ende, Pausen, Außentermine, Korrekturen, Fristen, Verantwortlichkeiten und der Umgang mit Ausfällen sollten schriftlich und verständlich geregelt sein.
Soll man alle historischen Daten importieren?
Nicht automatisch. Für kleine Betriebe ist ein klarer Startsaldo oft einfacher als ein aufwendiger Vollimport. Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sind separat zu beachten.
Wie testet man Aplano sinnvoll?
Im 14-Tage-Test eine echte Woche mit zwei Mitarbeitenden abbilden: Schicht planen, mobil stempeln, eine Korrektur durchführen, Abwesenheit beantragen und eine Auswertung erzeugen.
Was ist das wichtigste Erfolgskriterium?
Dass Beschäftigte korrekt erfassen und die verantwortliche Person Abweichungen schnell versteht. Eine hohe Funktionszahl ist kein Erfolgskriterium.
Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für Kleinbetriebe?
Ja. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) nennt keine Untergrenze für die Betriebsgröße. Auch kleine Betriebe müssen ein System bereitstellen, mit dem die Arbeitszeit erfasst wird.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen über die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung binnen sieben Tagen und ebenfalls zwei Jahre Aufbewahrung.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Methodik
- BMAS FAQ Arbeitszeiterfassung.
- Aplano Helpdesk für den beschriebenen Pilottest.
- Praxis-Fahrplan der Redaktion; Zeitrahmen sind Empfehlungen und hängen von Regeln, Tarifbindung und Betriebsstruktur ab.
Redaktionelle Prüfung: Redaktion zeiterfassung-kleinbetrieb.de. Alle Preis- und Funktionsangaben ohne Gewähr; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Die Rechtsinhalte ersetzen keine Beratung im Einzelfall.