Zeiterfassung in der Gastronomie: Pflicht, Fristen, Praxis

Warum das Gastgewerbe strenger behandelt wird

Für die meisten Betriebe in Deutschland ergibt sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Arbeitsschutzrecht – aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, so wie ihn das Bundesarbeitsgericht im September 2022 ausgelegt hat. Im Gastgewerbe kommt eine zweite, ältere und deutlich konkretere Pflicht hinzu.

Das Mindestlohngesetz benennt in § 17 einen Kreis von Branchen, in denen die Arbeitszeit besonders sorgfältig zu dokumentieren ist. Verwiesen wird dabei auf § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, und dort steht das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe an prominenter Stelle – neben Bau, Speditionen, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft und Schaustellergewerbe. Der Grund ist historisch: In diesen Branchen sind bar bezahlte Stunden, wechselnde Aushilfen und mündliche Absprachen verbreitet, und genau dort wird der Mindestlohn am leichtesten unterlaufen.

Die praktische Konsequenz wird oft unterschätzt: Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Betriebs, nicht nur für geringfügig Beschäftigte. Auch die Zeiten der Küchenchefin, des angestellten Restaurantleiters und der festangestellten Servicekraft sind aufzuzeichnen. Für Minijobs gilt die Dokumentationspflicht ohnehin branchenunabhängig – dazu der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen.

Was genau aufgezeichnet werden muss

§ 17 Abs. 1 MiLoG ist knapp und lässt wenig Auslegungsspielraum. Die Anforderungen lassen sich auf vier Punkte herunterbrechen:

• Inhalt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – je Person und je Arbeitstag. Eine Wochen- oder Monatssumme genügt nicht, eine bloße Stundenzahl ohne Anfangs- und Endzeit ebenfalls nicht.
• Frist: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags. Nicht bis zur Lohnabrechnung, nicht zum Monatsende.
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
• Bereithaltung: im Inland, auf Verlangen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit am Ort der Beschäftigung – also im Restaurant, nicht ausschließlich beim Steuerberater.

Die Form ist dagegen frei. Papierstundenzettel, eine Tabelle oder eine App erfüllen die Pflicht gleichermaßen, solange die Aufzeichnung vollständig, richtig und nachvollziehbar ist. Ein Vorbehalt gilt für die Zukunft: Der Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vor. Verabschiedet ist er bislang nicht – geltendes Recht ist er also nicht, und ein Umstieg allein deswegen eilt nicht. Wer ohnehin wechselt, sollte die absehbare Richtung aber mitdenken.

Die Ausnahmen – und warum sie in der Gastronomie kaum greifen

Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) nimmt einzelne Beschäftigte von der Aufzeichnungspflicht aus. Praktisch relevant sind zwei Schwellen und ein Familienfall:

Für ein durchschnittliches Restaurant heißt das: Die Ausnahmen entlasten fast niemanden. Beim gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde im Jahr 2026 liegt selbst eine Vollzeitkraft mit 40 Wochenstunden deutlich unter der niedrigeren Schwelle. Und wer sich auf die Ausnahme beruft, trägt die Darlegungslast – auch das spricht dafür, im Zweifel alle zu erfassen. Das ist zugleich die einfachere Lösung: Eine Regel für alle produziert weniger Fehler als eine Regel mit vier Ausnahmen.

Vier Zeitarten, die im Gastgewerbe regelmäßig fehlen

Nicht die Pflicht ist im Restaurant das Problem, sondern die Vollständigkeit. Vier Zeitblöcke tauchen auf Stundenzetteln systematisch nicht auf, obwohl sie Arbeitszeit sind:

• Vorbereitung vor der Öffnung. Mise en place, Warenannahme, Eindecken – all das ist weisungsgebundene Arbeit und beginnt regelmäßig lange vor dem ersten Gast.
• Kassenabschluss und Reinigung nach Betriebsschluss. Der häufigste Fall überhaupt: gestempelt wird bis 23 Uhr, gearbeitet bis 23:45 Uhr. Über eine Woche summiert sich das zu mehreren Stunden.
• Vorgeschriebenes Umkleiden im Betrieb. Verlangt der Betrieb auffällige Dienstkleidung, die im Haus angelegt werden muss, sind Umkleidezeit und die dadurch veranlassten innerbetrieblichen Wege vergütungspflichtige Arbeitszeit.
• Nicht genommene Pausen. Wer im Service durcharbeitet, hat keine Pause gemacht – auch wenn im Plan 30 Minuten stehen. Eine pauschal abgezogene Pause, die tatsächlich nicht stattgefunden hat, ist eine falsche Aufzeichnung.

Der letzte Punkt hat zwei Seiten. § 4 ArbZG verlangt eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit; die Pause muss im Voraus feststehen und darf nicht ans Ende des Dienstes gelegt werden. Wer sie faktisch nicht gewährt, verstößt gegen das Arbeitszeitgesetz und dokumentiert falsch. Wie Pausen und Mehrarbeit im kleinen Team sauber entstehen, beschreibt der Beitrag Pausen und Überstunden dokumentieren.

Geteilte Dienste, Ruhezeit und Sonntagsarbeit

Zwei Sonderregeln des Arbeitszeitgesetzes machen den Gastronomiebetrieb erst planbar – und beide setzen eine belastbare Erfassung voraus.

Die erste betrifft die Ruhezeit. Grundsätzlich schreibt § 5 Abs. 1 ArbZG elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit nach Arbeitsende vor. § 5 Abs. 2 ArbZG erlaubt Gaststätten und anderen Einrichtungen zum Bewirten und Beherbergen, die Ruhezeit um bis zu eine Stunde zu verkürzen – allerdings nur, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Genau dieser Ausgleich lässt sich ohne Aufzeichnung nicht nachweisen: Wer nach dem Spätdienst um 24 Uhr Schluss macht und am nächsten Tag um 10 Uhr wieder beginnt, hat zehn Stunden Ruhezeit genommen und braucht die Gegenbuchung im selben Zeitraum.

Die zweite betrifft die Sonn- und Feiertagsarbeit. § 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG nennt Gaststätten ausdrücklich als Ausnahme vom Beschäftigungsverbot des § 9. Der Preis steht in § 11 Abs. 3: Für Sonntagsarbeit ist innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag zu gewähren, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen. Auch das ist eine Frist, die man in einem Dienstplan im Kopf nicht verlässlich einhält.

Was der Zoll bei einer Prüfung sehen will

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft im Gastgewerbe häufig und ohne Ankündigung, oft während des laufenden Betriebs. Die typische Frage lautet nicht „Haben Sie ein System?“, sondern „Zeigen Sie mir die Aufzeichnungen der letzten vier Wochen für diese Person“. Vorzulegen sind neben den Arbeitszeitaufzeichnungen üblicherweise Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Nachweise über die Zahlung des Mindestlohns.

Die Beanstandungen ähneln sich: Aufzeichnungen erst zur Lohnabrechnung erstellt und damit außerhalb der Sieben-Tage-Frist; nur Stundensummen ohne Beginn und Ende; Pausen pauschal abgezogen; Aushilfen gar nicht erfasst; Unterlagen nur beim Steuerbüro und nicht im Betrieb verfügbar. Was eine Prüfung im Einzelnen verlangt und welche fünf Punkte am häufigsten beanstandet werden, zeigt der Beitrag zur Zollprüfung; wie lange welche Unterlage aufzubewahren ist, klärt Arbeitszeitnachweise aufbewahren.

Der Bußgeldrahmen ist ernst zu nehmen: Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen können nach § 21 MiLoG mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden; kommt ein Verstoß gegen den Mindestlohn selbst hinzu, reicht der Rahmen bis 500.000 Euro. Praktisch bedeutsamer als das Bußgeld ist oft die Beweislage: Ohne eigene Aufzeichnungen steht im Streit um Überstunden die Schätzung der Beschäftigten gegen nichts.

Eine schlanke Lösung für den kleinen Betrieb

Für ein Restaurant mit acht bis zwanzig Beschäftigten braucht es kein Personalsystem, sondern einen Ort, an dem gestempelt wird, und einen Plan, gegen den sich die Zeiten prüfen lassen. Drei Anforderungen entscheiden über den Alltagserfolg:

1. Erfassung im Moment. Ein Tablet-Terminal am Personaleingang oder die App auf dem eigenen Handy erzeugt den Zeitstempel beim Kommen und Gehen. Damit ist die Sieben-Tage-Frist strukturell erfüllt – sie kann gar nicht mehr reißen.
2. Dienstplan und Ist-Zeit in einer Oberfläche. Erst der Soll-Ist-Vergleich macht sichtbar, dass der Kassenabschluss regelmäßig 40 Minuten kostet und der Plan das nie abgebildet hat.
3. Nachvollziehbare Korrekturen. In der Gastronomie wird vergessen zu stempeln. Entscheidend ist, dass die Nachtragung als Antrag mit Freigabe läuft und sichtbar bleibt, statt still überschrieben zu werden.

Aplano bildet diesen Ablauf ab: Gestempelt wird per Smartphone-App, im Browser oder am Tablet-Terminal, die Zeiten laufen in ein fortlaufendes Stundenkonto, Dienstplan und Zeiterfassung liegen zusammen, und Hinweise auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte greifen bereits bei der Planung – im geteilten Dienst der praktisch nützlichste Teil. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten; getestet werden kann 14 Tage ohne Kreditkarte, der Vertrag ist monatlich kündbar. Was das für zehn oder zwanzig Beschäftigte bedeutet, rechnet die Kostenseite durch; welche Systeme sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich.